De l'art d'organiser ses mails
Publi� le 29 janvier 2007

Sous ce titre "pompeux", je voudrais m'attaquer à un problème que l'on rencontre souvent dans les organisations : le rangement de ses courriels.

Le réflexe qui arrive lorsqu'on reçoit un courriel est de le classer dans un répertoire et pour cela, en créant éventuellement une règle de classement. Cela pose deux inconvénients majeurs avec les logiciels actuels :

-  on ne peut pas ranger le courriel à 2 endroits différents - autrement dit, il n'y a pas de système de tags dans ces logiciels
-  pour chaque nouveau message, il faut appliquer la règle ou alors, pour chaque message pour lequel aucune règle existe, il est nécessaire d'en créer

Voici la méthode que j'ai trouvé qui me permet de conserver les aptitudes suivantes :

-  retrouver facilement le courriel
-  classer le courriel

L'idée est de ne pas classer. Je m'explique : à la réception d'un message, on le laisse s'insèrer à la fin de la liste sans le classer dans un sous répertoire et sans créer de règle. Par la suite on pourra retrouver le message en triant par date ou par emetteur. Si on souhaite classer le message dans des catégories, il suffit de créer un marqueur au début du sujet comme par exemple :

[blog,cahier des charges] Voici la version brouillon du cahier des charges

Marc Poirier 12/01/2007 [Site web AXIS] Recueil des besoins
Emilie Jolie 14/01/2007 [Extranet client COMPNY] Validation de la maquette
Ars Scénic 16/01/2007 [APPLI SOCTE] Recette

Lorsqu'on enverra ce message, les destinataires se contenteront de répondre la plupart du temps en exécutant un clique droit avec la souris. De cette manière le "marqueur" est conservé dans le sujet. Ainsi, on peut effectuer des recherches rapides non seulement sur la date ou l'emetteur mais aussi les mots clés.

Forum de l'article

# 279 De l'art d'organiser ses mails 29 janvier 2007, par Patrick B.

Pas de tags.. ? Si, dans gMail !

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# 280 De l'art d'organiser ses mails 30 janvier 2007, par rd
Et que penses-tu de ce concept : pdm ? Je pense qu'on peut généraliser le pb à la gestion de toutes les données perso.
# 282 De l'art d'organiser ses mails 31 janvier 2007, par Frédéric

Concept intéressant ... J'y vois 2 inconvénients :

  1. c'est du JAVA [1]
  2. nécessité (apparemment) de (re)classer tous les documents [2]
  3. quid de l'indexation ? [3]

Pour Google :

-  je ne savais pas qu'il gérait les tags ... intéressant
-  basiquement, je ne suis pas attiré par la solution webmail de Google car je ne sais pas ce qu'ils font avec les messages

Poster un message

[1] donc pas forcément très réactif côté client

[2] L'idéal serait que le classement soit automatique.

[3] Pour la recherche.